AI zal de werkplek aanzienlijk veranderen, maar dat gebeurt in stappen en zeker niet van de ene op de andere dag. Veel organisaties beginnen met de inzet van AI voor generatieve ondersteuning van medewerkers, zoals teksten schrijven of een vergadering samenvatten. Een volgende stap is de inzet van AI-agents, die niet alleen teksten schrijven, maar ook zelfstandig taken uitvoeren en beslissingen nemen.
Iedere fase van AI vereist bepaalde kennis en vaardigheden van werknemers. Door trainingen aan te bieden die passen bij elke fase van AI, zorg je voor een soepele overgang van een traditionele organisatie naar een AI-organisatie die meebeweegt met de ontwikkelingen van AI. Maar hoe doe je dat?
Twee niveaus van opleiden: inrichten en gebruiken
Als we kijken naar de kennis en vaardigheden die je als organisatie nodig hebt om effectief met AI te werken, dan heb je het over twee niveaus van opleiden:
- Het eerste niveau richt zich op de kennis en vaardigheden die nodig zijn om de AI-organisatie in te richten. Denk hierbij aan het inrichten van de IT-infrastructuur, het selecteren van de juiste AI-tools, het gestructureerd opslaan van data en het opstellen van een visie en richtlijnen voor het werken met AI.
- Het tweede niveau richt zich op de kennis en vaardigheden die nodig zijn om AI te gebruiken. Denk hierbij aan het schrijven van prompts, het controleren van de output en het samenwerken met AI-agents.
Dit artikel gaat over het opleiden van medewerkers voor het effectief en verantwoord gebruiken van AI (niveau 2). In een volgend artikel gaan we in op het opleiden van medewerkers voor het inrichten van de AI-organisatie.
Fasering
Veel organisaties en medewerkers zijn al enthousiast aan het experimenteren met AI. Dit wil je zeker niet afremmen door met een saai opleidingsplan te komen waarbij iedereen in hetzelfde tempo door dezelfde wasstraat moet. AI ontwikkelt zich razendsnel, er komen elke dag wel nieuwe interessante AI-tools of updates uit dus je loopt dan al snel achter de feiten aan. Zorg er daarom voor dat opleidingen niet sturend, maar vooral ondersteunend zijn en flexibel inspelen op leerbehoeften.
Tegelijkertijd is het wel belangrijk om voor duidelijkheid en richtlijnen te zorgen. Niets is frustrerender dan wanneer je net een handige tool hebt geïntegreerd in je werkprocessen en dan te horen krijgt dat je de tool niet meer mag gebruiken.
Fase 1. Bewustwording en AI-basiskennis
In de eerste fase ligt de focus vooral op het begrijpen van AI en het effectief inzetten van generatieve AI-tools volgens de richtlijnen van de organisatie. Dat begint met een algemeen begrip van hoe AI werkt, de visie van de organisatie op AI en de richtlijnen voor het werken met AI. Doe dit niet alleen door te zenden, maar gebruik actieve werkvormen en laat medewerkers AI vooral zelf ervaren.
Leer medewerkers hoe ze betrouwbare output genereren en hoe ze AI-tools op een slimme en verantwoorde manier gebruiken. Vaardigheden als kritisch denken, prompt engineering, herkennen van biases, omgaan met juridische en ethische aspecten en het evalueren en verbeteren van AI-output zijn hierbij onmisbaar.
Als je als organisatie met AI werkt, ben je vanaf 2 februari 2025 verplicht ervoor te zorgen dat medewerkers AI-geletterd zijn.
Dat geldt voor zowel ontwikkelaars van AI-systemen als voor gebruikers van AI-systemen. Onderwerpen als 'Wat is AI en hoe werkt het?', 'Wat is verboden AI?', ethische aspecten, en regels rondom gegevensverzameling zijn relevant. De Autoriteit Persoonsgegevens biedt in het document 'Aan de slag met AI-geletterdheid' praktische handvatten.
Fase 2. Specifieke AI-vaardigheden
Met alleen basiskennis ben je er niet. Elke functie vraagt om andere (inzet van) AI-tools en andere kennis en vaardigheden. Ontwikkel daarom functiegerichte leermodules, die je direct koppelt aan de eigen werkpraktijk. Bijvoorbeeld:
- Voor IT: hoe AI kan helpen bij het beheren van IT-systemen, de inzet van AI-gestuurde testers, programmeren met behulp van Copilot.
- Voor HR: hoe AI kan helpen bij recruitment, personeelsontwikkeling en prestatieanalyses.
- Voor klantenservice: werken met AI-gestuurde chatbots, geautomatiseerde klantinteractie, AI-gegenereerde klantdossiers.
- Voor managers: datagedreven besluitvorming, AI-gegenereerde presentaties, AI als strategische sparringpartner.
Het is belangrijk dat medewerkers het vertrouwen krijgen om AI naar eigen inzicht in hun werk te gebruiken. Zorg voor concrete richtlijnen en een goede basistraining (fase 1) en geef medewerkers verder zoveel mogelijk zelf de regie. Zorg voor een goede AI-coach met wie ze samen de mogelijkheden kunnen ontdekken en realiseren.
Fase 3. Samenwerking en communicatie
Naarmate medewerkers langer met AI werken, zal AI een steeds grotere rol krijgen in de werkprocessen. Waar AI eerst alleen vacatureteksten genereert, zal AI op een gegeven moment zelf de best passende vacaturesites bepalen en de vacatures direct online zetten. Door deze ontwikkeling van AI-tool naar AI-agent ontstaan weer nieuwe opleidingsvraagstukken.
Samenwerken met AI-agents: medewerkers moeten leren samenwerken met AI-agents. AI-agents werken autonomer en nemen zelfstandig beslissingen, maar werknemers blijven uiteindelijk verantwoordelijk. Vaardigheden als het aansturen, controleren en opleiden van deze AI-collega's worden daarom steeds belangrijker.
Samenwerken met collega's van andere afdelingen: IT- en datateams moeten samenwerken met medewerkers, zodat AI-oplossingen optimaal afgestemd worden op de werkprocessen. Trainingen op het gebied van communiceren en de behoeften van andere disciplines achterhalen en begrijpen zijn in deze fase onmisbaar.
Leercultuur
De ontwikkeling van AI staat niet stil, waardoor een eenmalige training niet voldoende is. Zorg ervoor dat leren over AI een continu proces wordt binnen de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld door het inrichten van een omgeving waarin medewerkers ervaringen en best practices delen, of het opleiden van AI-coaches of -ambassadeurs binnen teams die nieuwe ontwikkelingen vertalen naar de praktijk.
Sterk leiderschap en een duidelijke visie
Een succesvolle integratie van AI binnen een organisatie vereist ook sterk leiderschap en een duidelijke visie. Een goede leider ondersteunt het team, geeft medewerkers (zelf)vertrouwen en vermindert weerstand. Daarnaast is het belangrijk dat leiders in alle lagen van de organisatie het goede voorbeeld geven door te laten zien dat zij zich verdiept hebben in AI, zelf AI-tools te gebruiken en hun ervaringen te delen. Dit vergroot de acceptatie en stimuleert medewerkers om AI actief te omarmen in hun dagelijkse werkzaamheden.
Afsluiting
Wil je ook weten hoe je de medewerkers in jouw organisatie AI-proof maakt? Neem contact op en dan kijken we samen hoe jij AI succesvol implementeert in jouw organisatie.